Bộ Template Excel & Power BI Cho Báo Cáo Tài Chính & Phân Tích Doanh Thu

Bộ template này được xây dựng dành cho kế toán, chủ doanh nghiệp, chuyên viên tài chính và bộ phận quản lý, giúp tối ưu hóa toàn bộ quy trình báo cáo tài chính, từ nhập liệu đến trình bày kết quả, giảm thiểu sai sót và rút ngắn thời gian ra quyết định. Cụ thể:

1. Phần Excel (Mẫu Nhập Liệu & Tổng Hợp)

   • Cấu trúc dữ liệu chuẩn

     • Sheet “GiaoDich” bao gồm các cột:

       1. Ngày/Giờ (định dạng ngày-tháng-năm)

       2. Khoản mục (Doanh thu, Chi phí)

       3. Số tiền (đơn vị VNĐ hoặc ngoại tệ)

       4. Phòng ban/Dự án (Data Validation để chọn nhanh)

       5. Loại sản phẩm/dịch vụ (nếu cần phân tích chi tiết)

       6. Mô tả chi tiết (ghi rõ nguồn phát sinh)

     • Sheet phụ gồm “Danh mục Phòng ban”, “Danh mục Sản phẩm” để giảm lỗi khi nhập liệu và hỗ trợ tự động lọc trong PivotTable.

   • Công thức tự động hóa

     • SUMIFS tổng hợp doanh thu/chi phí theo ngày, tháng, quý, năm; phân nhóm theo phòng ban hoặc sản phẩm.

     • VLOOKUP / INDEX–MATCH hỗ trợ tra cứu thông tin chi tiết (ví dụ: tên dự án, nhóm tài khoản) từ các sheet phụ.

     • Công thức tính:

       • Tổng Doanh thu =SUMIFS(‘GiaoDich’[Số tiền], ‘GiaoDich’[Khoản mục], “Doanh thu”)

       • Tổng Chi phí =SUMIFS(‘GiaoDich’[Số tiền], ‘GiaoDich’[Khoản mục], “Chi phí”)

       • Gross Margin =([Tổng Doanh thu] – [Giá vốn]) / [Tổng Doanh thu]

       • Net Margin =([Tổng Doanh thu] – [Tổng Chi phí]) / [Tổng Doanh thu]

     • Tích hợp sẵn công thức xử lý ngoại lệ (IFERROR) để tránh hiển thị lỗi khi vùng dữ liệu trống.

   • PivotTable & PivotChart mẫu

     • Sheet “Pivot_TongHop” đã cài sẵn PivotTable hiển thị doanh thu/chi phí theo tháng, quý và phòng ban.

     • 2 PivotChart:

       • Biểu đồ cột (Column Chart) so sánh “Doanh thu” và “Chi phí” theo tháng.

       • Biểu đồ đường (Line Chart) thể hiện tăng trưởng doanh thu so với cùng kỳ năm trước (YoY Growth).

     • Khi nhấn “Refresh All”, toàn bộ PivotTable và PivotChart tự động cập nhật dựa trên dữ liệu mới nhập.

   • Hướng dẫn sử dụng (User Guide)

     • Mỗi bước đều có chú thích: cách nhập dữ liệu, cách mở rộng sheet, cách thêm cột/bỏ cột mà không làm hỏng công thức gốc.

     • Hướng dẫn minh họa cách lọc, group, và thiết lập slicer để xem dữ liệu nhanh chóng theo khoảng thời gian hoặc phòng ban.

2. Phần Power BI (File .pbix – Dashboard Tương Tác)

   • Kết nối tự động đến file Excel “MauNhapLieu.xlsx”

     • Thiết lập sẵn Data Source lấy dữ liệu từ sheet “GiaoDich” và sheet “Danh mục”. Khi bạn cập nhật hoặc thêm dòng mới, chỉ cần bấm “Refresh” trong Power BI, mọi báo cáo sẽ làm mới dữ liệu.

   • Dashboard đa trang (5 trang chính)

     1. Trang “Tổng Quan”

        • Clustered Column Chart: So sánh “Doanh thu” – “Chi phí” theo tháng.

        • Line Chart: Tăng trưởng doanh thu (YoY Growth).

        • KPI Card: Hiển thị “Tổng Doanh thu”, “Tổng Chi phí”, “Biên lợi nhuận gộp trung bình”.

     2. Trang “Phân Tích Biên Lợi Nhuận”

        • Stacked Bar Chart: Hiện Biên lợi nhuận gộp (Gross Margin) và Biên lợi nhuận ròng (Net Margin) theo phòng ban, sản phẩm hoặc dự án.

        • Matrix Table: Chi tiết doanh thu, chi phí, giá vốn, tỷ suất lợi nhuận cho từng phòng ban/sản phẩm.

     3. Trang “Phân Bổ Chi Phí”

        • Pie Chart: Tỷ trọng chi phí theo hạng mục (nhân sự, marketing, vận hành, khác).

        • Donut Chart: So sánh chi phí “Năm nay” vs “Năm trước” cho từng nhóm chi phí.

     4. Trang “Dòng Tiền (Cash Flow)”

        • Area Chart: Dòng tiền ra/vào theo tuần để dự báo thanh khoản.

        • Card Visual: Tổng dòng tiền ra, tổng dòng tiền vào, Net Cash Flow tại thời điểm hiện tại.

     5. Trang “Top Khách Hàng & Dự Án”

        • Ranking Visual: Top 10 khách hàng/dự án có doanh thu cao nhất.

        • KPI Card: ROI trung bình cho mỗi dự án/campaign.

   • Measure & DAX chuẩn hóa

     • TotalRevenue = SUM(‘GiaoDich’[Số tiền]) (với điều kiện [Khoản mục] = “Doanh thu”)

     • TotalCost = SUM(‘GiaoDich’[Số tiền]) (với điều kiện [Khoản mục] = “Chi phí”)

     • GrossMargin = DIVIDE([TotalRevenue] - [COGS], [TotalRevenue])

     • NetMargin = DIVIDE([TotalRevenue] - [TotalCost], [TotalRevenue])

     • RevenueGrowthRate = DIVIDE([TotalRevenue] - CALCULATE([TotalRevenue], SAMEPERIODLASTYEAR(‘GiaoDich’[Ngày/Giờ])), CALCULATE([TotalRevenue], SAMEPERIODLASTYEAR(‘GiaoDich’[Ngày/Giờ])))

     • CashFlowVariance = [Cash_In] - [Cash_Out]

     • Các measure khác: ROI = DIVIDE([Profit], [Investment]), AverageDaysOutstanding = AVERAGEX(…), v.v.

   • Mở rộng linh hoạt

     • Hỗ trợ nhập thêm dữ liệu từ CSV, SQL Server, Google Sheets hoặc ERP/CRM. Dashboard tự động điều chỉnh mà không phải thiết lập lại từ đầu.

     • Hướng dẫn kèm theo cách cập nhật Data Source Settings để thêm/bớt nguồn dữ liệu.

   • Hướng dẫn sử dụng Power BI

     • File PDF “UserGuide_PowerBI.pdf” mô tả chi tiết từng bước:

       1. Import dữ liệu từ Excel, thiết lập Scheduled Refresh (bật chế độ làm mới tự động).

       2. Chỉnh sửa Measure & Calculated Column, tạo thêm KPIs nếu cần.

       3. Tùy chỉnh theme, màu sắc, logo để phù hợp với nhận diện thương hiệu.

       4. Áp dụng Slicer, Filter, Drillthrough để phân tích sâu hơn.

3. Lợi ích khi sử dụng bộ template

   • Tiết kiệm 80–90% thời gian so với việc xây báo cáo từ đầu: Không cần cài công thức phức tạp hay dựng dashboard từ đầu.

   • Giảm thiểu sai sót: Công thức, PivotTable và dashboard đã được kiểm thử kỹ càng để tránh lỗi tính toán.

   • Ra quyết định nhanh chóng: Biểu đồ tương tác trực quan giúp bạn drill-down ngay vào số liệu cần thiết, nắm bắt xu hướng kịp thời.

   • Dễ dàng mở rộng: Khi doanh nghiệp phát triển, chỉ cần nhập thêm dữ liệu vào Excel; Power BI tự động bắt số liệu mới.

   • Thân thiện với mọi cấp độ: Dù bạn là người mới, chưa quen DAX/PivotTable, vẫn có thể sử dụng dễ dàng nhờ hướng dẫn chi tiết kèm ảnh minh họa.