Bộ Template Excel & Power BI Cho Quản Lý Tài Chính & Báo Cáo Doanh Thu

Bộ template này hướng đến kế toán, chủ doanh nghiệp và chuyên viên tài chính, giúp tối ưu quy trình báo cáo, phân tích số liệu và ra quyết định nhanh chóng. Chi tiết cấu trúc bao gồm:

1. Phần Excel (Mẫu Nhập Liệu & Tổng Hợp)

   • Cấu trúc bảng dữ liệu chuẩn

     • Bảng “Ghi chép giao dịch” gồm các cột:

       1. Ngày/Giờ

       2. Khoản mục (Doanh thu/Chi phí)

       3. Số tiền (đơn vị VNĐ hoặc ngoại tệ bạn chọn)

       4. Phòng ban/Dự án (để phân tích nội bộ)

       5. Mô tả chi tiết (ghi rõ nguồn phát sinh)

     • Các sheet phụ “Danh mục phòng ban” và “Danh sách sản phẩm” hỗ trợ dò chọn (Data Validation), giảm thiểu sai sót khi nhập liệu.

   • Công thức tự động hóa

     • Dùng hàm SUMIFS để tự động tổng hợp doanh thu và chi phí theo từng phân nhóm (theo phòng ban, dự án, sản phẩm) ngay khi bạn nhập dữ liệu.

     • Các công thức tính:

       • Tổng Doanh thu =SUMIFS(…)

       • Tổng Chi phí =SUMIFS(…)

       • Gross Margin (Biên lợi nhuận gộp) = (Tổng Doanh thu – Giá vốn) / Tổng Doanh thu

       • Net Margin (Biên lợi nhuận ròng) = (Tổng Doanh thu – Tổng Chi phí) / Tổng Doanh thu

     • Bao gồm ví dụ hướng dẫn cách thêm cột/loại dữ liệu mới mà không làm gián đoạn công thức gốc.

   • PivotTable & PivotChart mẫu

     • Sheet “Pivot_TongHop” đã thiết lập sẵn PivotTable hiển thị doanh thu/chi phí theo tháng, quý, năm.

     • Kèm PivotChart: biểu đồ cột và biểu đồ đường so sánh tăng trưởng “Doanh thu – Chi phí” theo thời gian.

     • Khi làm mới (Refresh All), toàn bộ PivotTable và biểu đồ sẽ tự cập nhật dựa trên dữ liệu mới nhất.

   • Hướng dẫn sử dụng (User Guide)

     • Từng bước nhập dữ liệu, thiết lập vùng Named Range, làm mới PivotTable/PivotChart, cách tùy chỉnh bộ lọc (Filter/Slicer).

     • Hướng dẫn cách thêm/dời sheet, thêm cột mới mà không phá vỡ liên kết công thức.

     • Ví dụ chi tiết về cách mở rộng bảng chi phí (VD: thêm “Chi phí marketing” hoặc “Chi phí vận hành”) và cách sửa công thức để tính đúng.

2. Phần Power BI (File .pbix – Dashboard Tương Tác)

   • Kết nối trực tiếp với Excel

     • File Power BI đã thiết lập sẵn kết nối đến file Excel “MauNhapLieu.xlsx”. Khi bạn chỉnh sửa hoặc bổ sung dữ liệu trong Excel, chỉ cần nhấn nút “Refresh” (Get Data → Refresh) trong Power BI để đồng bộ toàn bộ số liệu.

   • Dashboard đa trang

     1. Trang “Tổng Quan”

        • Biểu đồ cột (Clustered Column Chart): So sánh “Doanh thu” và “Chi phí” theo tháng.

        • Biểu đồ đường (Line Chart): Tăng trưởng doanh thu so với cùng kỳ năm trước (YoY Growth Rate).

        • KPI card: Hiển thị “Tổng doanh thu kỳ này”, “Tổng chi phí kỳ này”, “Biên lợi nhuận gộp trung bình”.

     2. Trang “Phân Tích Biên Lợi Nhuận”

        • Biểu đồ thanh (Stacked Bar Chart): Biên lợi nhuận gộp (Gross Margin) và biên lợi nhuận ròng (Net Margin) theo từng phòng ban hoặc sản phẩm.

        • Matrix Table: Hiển thị chi tiết số liệu doanh thu, giá vốn, chi phí và tỷ suất lợi nhuận cho từng mục con (phòng ban, sản phẩm).

     3. Trang “Phân Bố Chi Phí”

        • Biểu đồ tròn (Pie Chart): Tỷ trọng chi phí theo hạng mục (nhân sự, marketing, vận hành, khác).

        • Donut Chart: So sánh chi phí “Năm nay” và “Năm trước” cho từng loại chi phí.

     4. Trang “Dòng Tiền (Cash Flow)”

        • Biểu đồ lũy kế (Area Chart): Dòng tiền ra/vào theo tuần, giúp dự báo nhu cầu thanh khoản và lên kế hoạch ngân sách.

        • Card Visual: Tổng dòng tiền ra, tổng dòng tiền vào, và khoảng chênh lệch (Net Cash Flow) tại thời điểm hiện tại.

     5. Trang “Top Khách Hàng & Dự Án”

        • Ranking Visual: Top 10 khách hàng/dự án có doanh thu cao nhất.

        • KPI Card: ROI (Return on Investment) trung bình cho mỗi dự án/campaign.

   • Các Measure & DAX đã chuẩn hóa

     • TotalRevenue = SUM(‘GiaoDich’[DoanhThu])

     • TotalCost = SUM(‘GiaoDich’[ChiPhi])

     • GrossMargin = DIVIDE([TotalRevenue] - [COGS], [TotalRevenue])

     • NetMargin = DIVIDE([TotalRevenue] - [TotalCost], [TotalRevenue])

     • RevenueGrowthRate = DIVIDE([TotalRevenue] - CALCULATE([TotalRevenue], SAMEPERIODLASTYEAR(‘GiaoDich’[Ngay])), CALCULATE([TotalRevenue], SAMEPERIODLASTYEAR(‘GiaoDich’[Ngay])))

     • CashFlowVariance = [Cash_In] - [Cash_Out]

     • Các measure khác như ROI = DIVIDE([Profit], [InvestmentCost]), AverageDaysOutstanding = AVERAGEX(…) cũng được đặt sẵn mẫu.

   • Khả năng mở rộng linh hoạt

     • Cho phép thêm nguồn dữ liệu từ CSV, SQL Server, Google Sheets hoặc ERP/CRM mà không cần tái cấu trúc dashboard. Chỉ cần chỉnh một lần ở phần “Data Source Settings”.

   • Hướng dẫn sử dụng Power BI

     • File “UserGuide_PowerBI.pdf” kèm theo giải thích từng bước:

       1. Cách import file Excel và đặt chế độ Refresh tự động (Scheduled Refresh).

       2. Cách thêm/chỉnh sửa Measure, Calculated Column.

       3. Cách tùy chỉnh màu sắc, theme, layout để phù hợp với bộ nhận diện thương hiệu (Corporate Branding).

       4. Cách sử dụng Slicer, Filter, Drillthrough để khám phá chi tiết sâu bên trong dữ liệu.

3. Lợi ích khi sử dụng bộ template

   • Tiết kiệm đến 80–90% thời gian so với việc tự xây dựng từ đầu: Không phải cài đặt công thức phức tạp hay dựng lại biểu đồ từng bước.

   • Giảm thiểu tối đa rủi ro sai sót: Công thức và dashboard đã được kiểm thử, tránh sai lệch số liệu do nhập tay hoặc cài đặt sai hàm.

   • Hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng: Biểu đồ tương tác trực quan giúp người dùng dễ dàng drill-down theo “tháng”, “phòng ban”, “dự án” để phát hiện xu hướng, kênh sinh lời.

   • Dễ dàng tùy chỉnh & mở rộng: Khi doanh nghiệp mở rộng, chỉ cần thêm dữ liệu vào Excel; Power BI tự động bắt dữ liệu mới mà không phải chỉnh sửa lại màn hình báo cáo phức tạp.

   • Thân thiện với mọi cấp độ: Dù bạn là người mới chưa biết DAX hay PivotTable, hướng dẫn kèm theo đều chi tiết, kèm ảnh minh họa từng bước. Chuyên gia BI cũng có thể tận dụng measure mẫu để mở rộng báo cáo nâng cao.